Мария Владимировна Кирсанова - Современное делопроизводство

N 1118-р; разработанный архивными службами материал "Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения"; новый ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (требования
к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998 г. во всех
федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов
Российской Федерации (включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на
предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой
формы и вида деятельности; закон "Об обращении граждан к депутатам, должностным
лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий
и организаций в Новосибирской области" от 9 июня 1995 г., а также материалы собственных
исследований и разработок.
Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства,
работе секретарей-референтов. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс,
включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисковосправочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики
основных нормативов в этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел,
подготовка документов для хранения в архиве - это наиболее слабое место в работе
организаций.
Учебное пособие "Современное делопроизводство" включает восемь тем:
1. Организация служб делопроизводства;
2. Основные требования к оформлению управленческих (организационнораспорядительных) документов;
3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении;
4. Делопроизводство по личному составу;
5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
6. Оформление и составление основных видов управленческих документов;
7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве;
8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.
В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические
задания, прилагаются образцы оформления документов. Этот материал нам представляется
особенно важным для самостоятельного изучения курса секретарями-референтами. Мы
обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе,
на то, что для формирования у слушателей умений и навыков в области делопроизводства им
необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать
приложения.

Тема 1. Организация служб делопроизводства
1. Организационное построение службы делопроизводства
Существует
три
формы
организации
децентрализованная и смешанная.

делопроизводства:

централизованная,

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке
документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает
рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями
учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор
делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму
организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются
в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой
службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, - экспедиции,
машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют
централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и
децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов,
формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема
документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда
документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в
территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого
города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и --">