Елена Петровна Смирнова - Делопроизводство для секретаря
Название: | Делопроизводство для секретаря | |
Автор: | Елена Петровна Смирнова | |
Жанр: | Делопроизводство | |
Изадано в серии: | неизвестно | |
Издательство: | неизвестно | |
Год издания: | - | |
ISBN: | неизвестно | |
Отзывы: | Комментировать | |
Рейтинг: | ||
Поделись книгой с друзьями! Помощь сайту: донат на оплату сервера |
Краткое содержание книги "Делопроизводство для секретаря"
Цель данной книги – дать секретарю знания, необходимые для работы с официальными документами: как подготовить проекты документов, правильно их оформить и напечатать; организовать работу с ними: зарегистрировать, проконтролировать сроки исполнения, формировать дела, составлять их номенклатуру и использовать ее в работе, проводить экспертизу ценности различных документов и передавать их на хранение в архив.
Умело выполнять нелегкие задачи? Стать достойным лицом фирмы? Быть грамотным помощником для начальства? Достичь этого нетрудно, эта книга станет Вашим помощником. Стать ценным, умелым и незаменимым сотрудником – это важно!
Ответы даны для секретарей, занимающихся делопроизводством всей организации, и для секретарей, ведущих делопроизводство руководителя (руководителей).
Книга будет полезна для работников делопроизводственных служб, руководителей и специалистов предприятий и организаций всех форм собственности, которые в процессе своей управленческой деятельности участвуют в создании официальных документов.
Читаем онлайн "Делопроизводство для секретаря" (ознакомительный отрывок). [Страница - 4]
Внешний вид. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.
Доброжелательность. Вежливость и любезность. Создание психологического комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, посетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие.
Любознательность. Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора.
Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей:
1. Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.
2. Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.
3. Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.
5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
Документирование.
1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с --">Книги схожие с «Делопроизводство для секретаря» по жанру, серии, автору или названию:
Вячеслав Олегович Рузов - Атмосфера в коллективе Жанр: Психология Год издания: 2005 |
Майкл Райтер - Философское чтиво, или Инструкция для пользователя Вселенной Жанр: Психология Год издания: 2000 |